Rozdíly mezi systémy Money S4 a Money S3

Money S3 je ekonomický systém, vhodný pro snadné vedení účetnictví nebo daňové evidence a navazujících modulů menších firem bez vyšších nároků na množství zpracovávaných dokladů. Tento typicky krabickový systém je možé instalovat a začít používat během jediného dne. Jeho typickým uživatelem je společnost maximálně s pěti PC a menšími nároky na množství pořizovaných dokladů - živnostník, menší společnost, účetní fi rma. Cena systému se pohybuje v průměru od 1 000 do 20 000 Kč.

Money S4 je informační systém pro společnosti, které očekávají vysokou míru přizpůsobivosti díky bohatým možnostem nastavení systému podle potřeb zákazníka, snadnou ovladatelnost po základním zaškolení a rychlou instalaci systému. Je velmi vhodný i pro společnosti, které očekávají vlastnosti velkých ERP systémů, ale v současné době si nemohou dovolit investici v řádech statisíců korun.

Mezi velké výhody patří nasazení celého řešení v řádu maximálně několika dnů a rychlé a bezpečné zpracování dat uložených v SQL databázi. Typickým uživatelem Money S4 je společnost používající do deseti PC se stovkami tisíc dokladů ročně. Cena Money S4 se pohybuje v průměru od 30 000 do 90 000 Kč.


Podrobný výčet základních rozdílů

Podrobné zmapování základních rozdílů naleznete zde. Ovšem Money S4 je jiný program, než Money S3 a nejedná se jen o "vyšší verzi" - proto článek obsahuje jen pouhý výčet základních rozdílů zahrnujících ekonomické moduly.


Nové funkce a změny v ovládání

  • Zrušení účetních roků – program eviduje pouze oddělené agendy, účetní období rozlišujete pomocí Účetní uzávěrky, která znemožní nepovolaným osobám v uzavřeném období udělat jakékoliv změny.
  • Období platnosti číselných řad – odpadá nutnost zakládat s každým účetním rokem nové Číselné řady. Řada má definovanou exspiraci a může v každém z období používat jiný prefix a čítač.
  • Detailní nastavení přístupových práv – Přístupová práva jsou určována prostřednictvím Uživatelských rolí, které se jednotlivým uživatelům přidělují. Role řeší přístup do agendy, modulu i jednotlivých seznamů a skupin, kde se dá individuálně zpřístupnit čtení, mazání, přidávání, opravy a zamykání záznamů i systém schvalování dokladů. Uživatel má tedy jasně definovaný rozsah zobrazovaných seznamů, jejich sloupců i detailních údajů na kartách, může mít zobrazené jen doklady příslušející k určitému středisku nebo agendě atd.
  • Konfigurační údaje – v menu nenajdete Nastavení agendy, Nastavení účetního roku ani Uživatelské nastavení. Konfigurační údaje zadáváte přímo v těch částech programu, kterých se týkají:
    • Vlastnosti , které se týkají celého systému nebo agendy, určíte v Průvodci nastavením programu.
    • Nastavení seznamu , obecnou konfiguraci platnou pro celý seznam (kurzy, schvalování dokladů, kontrola duplicity apod.), jednoduše zobrazíte z pop-up menu vyvolaném na příslušné položce v Navigátoru.
    • Nastavení skupiny je obdobou Uživatelské konfigurace – jedná se o detailní nastavení automaticky doplňovaných položek, textů a výpočtů a jiných funkcí na kartách seznamu. Otevřete ji pouhým poklepáním myší na názvu skupiny. Nastavení skupiny lze volitelně předávat do nižší úrovně stromečkové struktury skupin nebo přebírat z vyšší úrovně.
    • Konfigurace všech seznamů i skupin se dá také editovat hromadně na kartě Nastavení seznamů a skupin.
  • Pop-up menu – po stisku pravého tlačítka myši program nabídne přehled funkcí, které na příslušném místě lze použít. Pop-up menu často obsahuje i funkce, které nenajdete na nástrojové liště, nebo které byste v menu museli složitě vyhledávat – příkladem je již zmíněné Nastavení seznamu. Nabídka se liší podle místa, ve kterém jste jej vyvolali – jiné možnosti nabízí v záhlaví sloupce seznamu a jiné na položkách seznamu apod.
  • Nové položky hlavního menu – v Hlavním menu programu přibyly Seznamy, Ceníky a Administrace. Seznamy znáte jako submenu v nabídce Nástroje Money S3 a Administrace sdružuje nové funkce s některými funkcemi, které v Money S3 obsahuje Nastavení (přístupová práva, automatické akce) a Agenda (výměna dat, zálohování). Ceníky jsou nově oddělené od Skladů.
  • Seznamy – přehled všech pomocných seznamů je nově členěný do skupin a nabízí řadu nových položek: Připojené dokumenty, Jednotky, Veličiny, Způsob platby, Způsob dopravy, Kraje, Regiony, Bankovní poplatky, Platební tituly, Registraci k DPH, Zaokrouhlení (lze definovat i nestandardní způsob zaokrouhlování, např. na "baťovské" ceny zakončené číslicí 9), Sazby DPH (s určeným obdobím platnosti) atd. atd.
  • Práva uživatele – uživatel si v menu může Zobrazit práva uživatele, tj. zjistit, které části programu má vzhledem k přístupovým právům dostupné.


Práce se seznamem

  • Skupiny seznamu – přehled skupin každého seznamu je v Money S4 umístěn pod Navigátorem a skupiny lze strukturovat do libovolného množství podřízených úrovní (stromečková struktura). Pracujete s nimi pomocí pop-up menu a na jejich kartách zadáváte veškeré údaje, které chcete automaticky dosazovat do položek seznamu – v podstatě jde o kombinaci Uživatelské konfigurace a Typů dokladů z Money S3.
  • Zobrazení detailů – pod seznamem lze zobrazovat Detaily k položce pod kurzorem, tj. needitovatelný přehled nejdůležitějších údajů o kartě včetně historie akcí a připojených dokumentů.
  • Filtry – jsou v Money S4 zcela nové. K tzv. Jednoduchým filtrům, které znáte z Money S3, byla pro náročnější uživatele přidána možnost individuálně definovat podmínky a vztah mezi nimi (a zároveň / nebo) v Pokročilých filtrech. Filtry se vztahují vždy k agendě a lze je pomocí stromečkové struktury členit do logických skupin, jejichž výběrem a vhodnou kombinací dokážete filtrovat i velmi úzký okruh položek.
  • Tiskový náhled a export – pro pohodlnější tvorbu tiskových sestav je v každém seznamu i tlačítko pro Náhled, které otevře sestavu přímo v režimu náhledu. S náhledem se dá dále pracovat – můžete v něm vyhledávat údaje či změnit pozadí, navíc jej lze exportovat do libovolného formátu elektronického dokumentu, poslat e-mailem a samozřejmě i vytisknout s možností vybrat si tiskárnu.
  • Práce se seznamy – je v Money S4 zcela nová, především práce se sloupci seznamu:
    • Buňka – označit se dá nejen celý záznam (řádek seznamu), ale i jeho konkrétní položka. Označená buňka je v rámci řádku odlišena barevně, dá se kopírovat nebo nahradit a je možné podle ní vyhledat podobný záznam.
    • Rychlé hledání – funkce využívá možnosti označení buňky. Na klávesnici stačí zapsat počáteční znaky textu, který chcete ve sloupci, v němž je označená buňka, najít. Aktivujete tak filtr, který omezí seznam na záznamy začínající hledaným textem. Přesunete-li kurzor do jiné buňky a použijete-li klávesovou zkratku Ctrl + G, spustíte funkci rychlého vyhledávání pro další sloupec.
    • Vyhledat identickou buňku – lze pomocí klávesové zkratky Ctrl + H, obsah aktivní buňky můžete pomocí zkratky Ctrl + C kopírovat.
    • Fulltextové hledání – spustíte prostřednictvím tlačítka Hledat, text se tak dá hledat napříč celým seznamem (ve všech nebo ve vybraných sloupcích), a to nejen jako počáteční znaky buňky (text jimi může končit nebo je obsahovat).
    • Zobrazit horizontální posuvník – v případě, že zobrazení posuvníku zakážete, vidíte v seznamech vždy všechny sloupce bez ohledu na jejich počet.
    • Zamykání sloupců – dá se zamknout poloha libovolného počtu sloupců na levé straně seznamu. Tato funkce je výhodná především v případě, kdy používáte horizontální posuvník – zamknuté sloupce zůstávají na místě, posouváte pouze odemknuté.
    • Třídění sloupců – poklepáním na záhlaví sloupce seznam podle tohoto sloupce setřídíte (aniž byste měnili polohu sloupce), prostřednictvím klávesy Shift lze třídění rozšířit i na další sloupce.
    • Uživatelské sloupce – v seznamech lze přidávat vlastní Uživatelské sloupce, které slouží k evidenci údajů, jež program ve své základní podobě neobsahuje. Uživatelské proměnné ve zvolené podobě (text, datum, číslo, logická hodnota) pak obsahuje každá karta seznamu a dá se podle nich filtrovat, třídit i vyhledávat.
    • Označení záznamů – označení lze invertovat klávesou na numerické klávesnici a nová je i možnost označit všechny záznamy v seznamu klávesou +.
    • Součet – ve sloupci, který obsahuje číselné hodnoty (finanční částky), pomocí tlačítka Součet zjistíte rychlou statistiku: průměrnou, maximální a minimální cenu a celkový součet částek ve sloupci. Tyto údaje se týkají vždy jen zobrazených položek, funkce je tedy výhodná v souvislosti s filtrováním.


Práce s kartou

  • Rychlé doplnění kolonky – začnete-li vypisovat pole, které jde doplnit výběrem ze seznamu (je u něj tlačítko „tři tečky“), program rozbalí roletovou nabídku s prvními deseti položkami výběrového seznamu, které vyhovují zadanému textu.
  • Kontrola na internetu – některá pole mají název zapsaný v podobě internetového odkazu. Poklepáním na něj otevřete Internet Explorer na stránce, na které můžete provést kontrolu zadaného údaje – např. na Adresní kartě se poklepáním na Název nebo IČ dostanete na informační systém ministerstva financí Ares, adresu Ulice si můžete vyhledat na mapě aj.
  • Připojení dokumentu – lze uskutečnit přímo na editované kartě.


Doklady

  • Kopírování – oproti Money S3 se při kopírování dokladu přenesou do nového dokladu přesně všechny údaje z původního, bez ohledu na druh dokladu. Pro uživatele, kteří byli zvyklí si usnadnit práci s vyplňováním opakovaných údajů pomocí kopírování, je v tomto systému výhodnější používat nastavení ve Skupinách.
  • Rozúčtování položek – položky již nerozlišujete jako Normální a Rozúčtovací, ale na každé položce si vyberete, zda ji budete účtovat pomocí Předkontace, nebo ji rozúčtujete na strany MD a D.
  • Kurzový rozdíl je součástí úhrady – program tedy při úhradách dokladů v cizích měnách nevytváří interní doklady na kurzové rozdíly.
  • Informace o platbách dokladu – karty dokladů obsahují vedle seznamu položek i záložky se Zaúčtováním, Úhradami a Odpočty záloh. Tyto údaje se zobrazí také v režimu Detailů k položce v seznamu dokladů.
  • Stav bankovních účtů a pokladen – na každém dokladu si u kolonky Bankovní účet nebo Pokladna můžete zobrazit kartu vybrané pokladny nebo bankovního účtu a v záložce Stav zde najdete informaci o aktuálním stavu financí.
  • Zálohové doklady – v Money S4 se zálohové doklady neúčtují.


Účetnictví

  • Možnost přímého zadání účtů MD/D bez nutnosti zakládat předkontace.
  • Předkontace obsahují seznam položek zaúčtování – na těchto položkách definujete dvojici účtů MD, D a vybíráte typ ceny (základy a daně podle sazeb DPH, celková částka). Každá Předkontace tedy obsahuje pouze potřebný počet účtů a současně je možné podle potřeby definovat libovolné další zaúčtování.
  • Konta DPH – seznam DPH obsahuje řadu dalších informací o registraci, období platnosti a aktuálním stavu konta (celkové příjmy, výdaje, zůstatek aj.).
  • Přímý import kurzovních lístků – program využívá schopnosti České národní banky a Živnostenské banky přímo do účetnictví importovat Kurzovní lístky, a to i pro cizí měny. Lze evidovat i křížové kurzy cizích měn a denominace.
  • Bankovní výpisy – Bankovní doklady byly nahrazeny Bankovními výpisy, které umožňují evidovat příjmy i výdaje na jednom dokladu a které se dají načítat prostřednictvím homebankingu přímo z banky.
  • Pohledávky a závazky – nabídka obsahuje samostatné seznamy Přijatých záloh a Poskytnutých záloh, saldo partnerských firem zjistíte v seznamu Pohledávek a Závazků a přímou volbou lze vytvářet Vzájemné zápočty.
  • Hierarchické členění kontrolingu – Střediska, Zakázky a Činnosti se nově dají členit do stromečkové struktury. Volitelně pak lze vyhodnocovat údaje pro každý záznam zvlášť, nebo pro záznam a všechny jeho podřízené záznamy, pouze pro podřízené záznamy atd.


Fakturace

  • Zálohové faktury – v samostatných seznamech evidujete Zálohové faktury vydané a Zálohové faktury přijaté.
  • Výběr zboží do položky – přidáváte-li na doklad novou položku výběrem, lze ji volitelně vybrat ze skladu, katalogu nebo ceníku.
  • Tisková sestava o přehledu prodeje – poskytne okamžitou informaci o prodeji zboží konkrétnímu odběrateli nebo skupině odběratelů s možností vymezit časový úsek, druh pohybu, sklad aj.


Adresář

  • Systém nadřazených firem – každé Adresní kartě lze přiřadit Nadřazenou firmu. Můžete tak vytvořit např. strukturu poboček, které se dají vyhodnocovat samostatně nebo jako jeden celek.
  • Regionální členění – díky zeměpisným seznamům lze zpracovat obchodní výsledky podle krajů nebo regionů.
  • Obchod – partnerům můžete v záložce Obchod nastavit řadu obchodních podmínek – způsob výběru ceny, primární účty pro pohledávky, závazky a zálohy, splatnost, slevy, ceníky, cenové hladiny atd.


Majetek

  • Vlastní definice odpisových plánů – odepisování majetku je možné definovat individuálně (např. pro zahraniční legislativu) a následně použít automatickou tvorbu odpisových plánů s možností hromadné tvorby pohybů a jejich zaúčtování.


Sklady

  • Katalog – základem skladů je Katalog, přehledná evidence všech produktů a služeb, se kterými firma pracuje (materiál, zboží, výrobky, obaly, služby, výkony, poplatky apod.). Katalogová karta obsahuje veškeré informace o produktu a skladové karty se vytvářejí výběrem z katalogu – je tak ošetřeno duplicitní zadávání skladových zásob.
  • Rozměry – k položkám katalogu lze přiřazovat libovolné rozměry (délku, hmotnost, objem) a další uživatelsky definované parametry a dále s nimi pracovat.
  • Evidence partnerů – v samostatných záložkách dodavatelů a odběratelů se u položky katalogu zaznamenávají individuální dodací podmínky pro jednotlivé partnery a specifické dodavatelské a odběratelské kódy a názvy.
  • Náklady – při příjmu vstupuje do ceny zásob kromě vlastní ceny pořízení (nákupní cena) také hodnota nákladů, které souvisejí s pořízením zásob (doprava, další poplatky, cla atd.).


Ceníky

  • Samostatná evidence – ceníky se evidují odděleně od skladů. Definují se jako odběratelské nebo dodavatelské.
  • Tvorba ceníků – strukturu nového ceníku je možné přebrat ze skladu, katalogu nebo jiného ceníku. Jednoduchou změnou parametrů lze ze stávajících ceníků vytvořit sezónní nebo akční ceníky s vymezenou dobou platnosti a také lze cenky digitálně načítat.
  • Tvorba cen – při konstrukci cen v ceníku se dá vyjít z nákupní nebo skladové ceny, případně z ceny téže položky v jiném ceníku, a pouze zadat změnu (přirážku nebo slevu v procentech, násobení koeficientem, přičtení či odečtení hodnoty apod.).
  • Cenové hladiny – výpočet ceny pro cenové hladiny na položce ceníku se může odvíjet od základní ceny této položky, nebo od libovolné ceny v jakémkoliv jiném ceníku.
  • Synchronizace – kdykoliv lze synchronizovat strukturu nebo ceny ceníku podle zdrojového vzoru (jiného ceníku, skladu nebo katalogu).